Wer Geld und Zeit in eine berufliche Weiterbildung investiert, kann einen erheblichen Teil davon über die Steuererklärung zurückholen. Entscheidend ist dabei eine Unterscheidung, die viele Steuerpflichtige nicht kennen: der Unterschied zwischen Fortbildungskosten und Ausbildungskosten. Er entscheidet darüber, ob eine Weiterbildung unbegrenzt absetzbar ist oder nur bis zu einem Höchstbetrag.
Fortbildung oder Erstausbildung: Die entscheidende Weiche
Das Einkommensteuergesetz behandelt zwei Arten von Bildungsaufwendungen völlig unterschiedlich.
Fortbildungskosten fallen an, wenn jemand bereits eine erste Berufsausbildung oder ein Erststudium abgeschlossen hat und sich danach beruflich weiterqualifiziert, etwa durch einen Meisterkurs, eine IT-Zertifizierung, ein berufsbegleitendes Zweitstudium oder ein Fachseminar. Diese Kosten gelten nach § 9 Abs. 6 EStG als Werbungskosten und sind der Höhe nach unbegrenzt absetzbar.
Ausbildungskosten entstehen dagegen bei der erstmaligen Berufsausbildung oder einem Erststudium, das nicht im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses stattfindet. Sie zählen nach § 9 Abs. 6 und § 4 Abs. 9 EStG nicht als Werbungskosten, sondern nur als Sonderausgaben und sind auf maximal 6.000 Euro pro Jahr begrenzt.
Als abgeschlossene Erstausbildung gilt in der Regel eine geordnete Ausbildung mit einer Mindestdauer von zwölf Monaten und einer Abschlussprüfung. Wer diese Hürde einmal genommen hat, kann jede weitere Bildungsmaßnahme, auch ein Masterstudium oder eine komplette Umschulung, steuerlich als Fortbildung geltend machen. Das ist der wichtigste Hebel: Der volle Werbungskostenabzug lohnt sich besonders, wenn die Fortbildung teuer ist und über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro liegt.
Welche Kosten zählen zur Weiterbildung
Wer eine Fortbildung als Werbungskosten absetzt, kann eine ganze Reihe von Ausgaben geltend machen, nicht nur die reine Kursgebühr:
Kurs- und Prüfungsgebühren sind in voller Höhe absetzbar, ebenso Fachliteratur, Lernsoftware und Arbeitsmittel wie ein Laptop, der überwiegend für die Weiterbildung genutzt wird. Bei Präsenzseminaren oder Blockunterricht außerhalb des gewohnten Arbeitsortes kommen Fahrtkosten hinzu, die pauschal mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder mit den tatsächlichen Kosten für Bahn- oder Flugtickets angesetzt werden können.
Bei mehrtägigen Veranstaltungen mit Übernachtung lassen sich zusätzlich die Verpflegungsmehraufwendungen als Pauschale ansetzen: 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit, 28 Euro für volle Abwesenheitstage von 24 Stunden. Wird während des Seminars eine Mahlzeit gestellt, etwa im Tagungspreis enthaltenes Mittagessen, kürzt das Finanzamt die Pauschale entsprechend, beim Frühstück um 20 Prozent, bei Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagessatzes für eine volle Abwesenheit. Übernachtungskosten selbst sind mit Beleg in tatsächlicher Höhe absetzbar.
Beispielrechnung: Was eine Weiterbildung steuerlich bringt
Eine Fachkraft mit abgeschlossener Berufsausbildung besucht eine berufsbegleitende Weiterbildung mit Kursgebühren von 3.000 Euro, dazu kommen Fachliteratur für 150 Euro und Fahrtkosten zu vier Präsenzterminen von insgesamt 200 Euro. In Summe ergeben sich 3.350 Euro Fortbildungskosten. Da dieser Betrag deutlich über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegt, lohnt sich die Einzelauflistung in der Steuererklärung. Je nach persönlichem Grenzsteuersatz reduziert sich die Steuerlast dadurch spürbar, bei einem Grenzsteuersatz von 35 Prozent etwa um rund 1.170 Euro.
Wichtig für alle, die sich in Teilzeit, während einer Elternzeit oder aus einem geringen Einkommen heraus weiterbilden: Übersteigen die Fortbildungskosten in einem Jahr das eigene zu versteuernde Einkommen, entsteht ein Verlust, der über den Verlustvortrag zeitlich unbegrenzt in ein späteres Jahr mit höherem Einkommen mitgenommen werden kann. Wer also während einer Umschulung oder eines längeren Zweitstudiums kaum verdient, verschenkt den Steuervorteil nicht, sondern verschiebt ihn.
Wo die Kosten in der Steuererklärung eingetragen werden
Angestellte tragen ihre Fortbildungskosten in der Anlage N ein, im Bereich der Werbungskosten. Dort werden Kursgebühren, Fachliteratur, Arbeitsmittel und Reisekosten der Weiterbildung erfasst. Das Finanzamt zieht automatisch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro ab, eine detaillierte Einzelaufstellung der Fortbildungskosten lohnt sich also nur, wenn die gesamten Werbungskosten diesen Betrag überschreiten. Wer als Selbstständiger oder Freiberufler eine Fortbildung besucht, setzt die Kosten stattdessen als Betriebsausgaben in der Gewinnermittlung an.
Bei Ausbildungskosten für eine Erstausbildung erfolgt der Ansatz dagegen im Mantelbogen der Steuererklärung als Sonderausgaben, begrenzt auf den Höchstbetrag von 6.000 Euro im Jahr. Ein Verlustvortrag ist hier nicht möglich, was Sonderausgaben besonders für Auszubildende und Erststudierende ohne eigenes nennenswertes Einkommen steuerlich weniger wirksam macht als den Werbungskostenabzug bei einer Fortbildung.
Häufige Fragen zur Absetzbarkeit von Weiterbildungskosten
Zählt eine berufliche Weiterbildung während der Elternzeit als Fortbildung?
Ja, sofern bereits eine Erstausbildung abgeschlossen wurde. Die Elternzeit ändert nichts an der steuerlichen Einordnung, die Kosten bleiben Werbungskosten und können über den Verlustvortrag auch dann genutzt werden, wenn in diesem Jahr wenig oder kein Gehalt fließt.
Was gilt für eine komplette Umschulung, etwa mit über 40?
Auch eine Umschulung nach abgeschlossener Erstausbildung gilt steuerlich als Fortbildung und ist unbegrenzt als Werbungskosten absetzbar, unabhängig vom Lebensalter. Wird die Umschulung über die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter gefördert, etwa über einen Bildungsgutschein, mindern die tatsächlich selbst getragenen Kosten die absetzbare Summe.
Muss der Arbeitgeber die Weiterbildung genehmigen, damit sie absetzbar ist?
Nein. Entscheidend ist der berufliche Zusammenhang, nicht die Zustimmung des Arbeitgebers. Auch eine Fortbildung, die komplett in der Freizeit und ohne Beteiligung des Arbeitgebers stattfindet, ist absetzbar, solange sie der Erhaltung, Erweiterung oder Anpassung beruflicher Kenntnisse dient.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt?
Übernimmt der Arbeitgeber die Fortbildungskosten vollständig, können sie nicht zusätzlich vom Arbeitnehmer abgesetzt werden, da keine eigene finanzielle Belastung vorliegt. Bei einer Teilerstattung ist nur der selbst getragene Anteil absetzbar.
Fazit
Wer nach der ersten Berufsausbildung in Weiterbildung investiert, profitiert von einem der großzügigsten Bereiche im deutschen Steuerrecht: dem unbegrenzten Werbungskostenabzug für Fortbildungen. Kursgebühren, Fachliteratur, Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand summieren sich bei mehrtägigen Seminaren oder längeren Lehrgängen schnell zu vierstelligen Beträgen, die sich über die Anlage N unmittelbar steuermindernd auswirken. Nur bei der allerersten Ausbildung oder dem Erststudium gilt die engere Sonderausgabenregel mit ihrem Höchstbetrag von 6.000 Euro. Eine sorgfältige Belegsammlung während der Weiterbildung ist in beiden Fällen die Voraussetzung dafür, den steuerlichen Vorteil tatsächlich zu nutzen.